JNG #252: Plans are worthless, but planning is everything

Lesezeit: 90 Sekunden

Jeden Tag mit einem Plan zu beginnen, ist die beste Möglichkeit, sicherzustellen, dass es auch wirklich zur Erledigung der wichtigsten Aufgaben kommt. Natürlich läuft nicht jeder Tag wie geplant, aber das ändert per se nichts an der Bedeutsamkeit eines Plans.

Der bekannte Autor Cal Newport – seinerseits Professor für Informatik – empfiehlt, jeden Tag bis auf die Minute genau zu planen. Das hört sich extremer an, als es ist.

Splitte deinen Arbeitstag zunächst in Zeitblöcke von je mindestens fünf bis maximal 90 Minuten auf und weise jedem dieser Blöcke Aufgaben von deiner To-do-Liste zu. Vergiss bitte nicht, ausreichend Zeit für sowohl kurze als auch ausgiebige Pausen einzuplanen, in denen du dir die Beine vertrittst oder zu Mittag isst.

Dieses sog. Timeblocking begünstigt übrigens auch das Batching, bei dem du Aufgaben, die die gleiche oder eine verwandte Aufmerksamkeit verlangen, von vornherein zu einem Zeitblock zusammenfasst.

Es gilt primär zwei Umstände zu berücksichtigen, die die Tagesplanung erschweren:

1. Menschen sind unglaublich schlecht darin, einzuschätzen, wie viel Zeit die Erledigung einer Aufgabe in Anspruch nimmt (sog. Planning Fallacy oder auch Overconfidence Bias).
2. Es kommt immer etwas dazwischen.

Die beste Empfehlung, die ich dir geben kann, ist: Nimm es einfach so hin. Mach dir klar, dass das Parkinsonsche Gesetz gilt und Aufgaben immer so viel Zeit fressen, wie du ihnen gibst.

Take whatever estimate you are sure is right and double it.

Mir hilft es ungemein, insgesamt vier 30-Minuten-Blöcke pro Tag festzulegen, die ich als Puffer nutze und bei denen ich es mir von Anfang an untersage, sie zu verplanen. Diese verwende ich dann immer unterschiedlich – je nachdem, was gerade Sache ist. Werde ich mit einer Aufgabe früher fertig als erhofft, kann ich – wenn ich möchte – schon die Nächste beginnen. Oder auch einfach ein paar Mandeln knacken und einen Apfel essen.

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